特定技能のオンライン申請──受け入れる会社は利用者登録と承認を先に済ませる

特定技能の在留資格認定証明書交付申請・在留資格変更許可申請・在留期間更新許可申請は、在留申請オンラインシステムで出せます。受け入れる会社の職員が出すには、先に利用者登録をして「利用申出」の承認を受ける必要があり、入管庁は結果が出るまで1週間から2週間程度、承認の有効期間は承認された日から3年間としています。随時届出・定期届出は電子届出システムで出せますが、会社の職員の場合、届出に使う利用者IDは申請に使うIDとは別です。

この記事では、出入国在留管理庁（入管庁）の「在留申請のオンライン手続」とQ&A、電子届出システムの案内、オンライン申請の手数料のお知らせをもとに、オンラインで出せる申請、会社の職員の利用者登録と利用申出、申請の出し方、手数料の納め方、在留カードの受け取り、本人が出す場合、届出の出し方を整理します。定期届出の書き方そのものは定期届出の書き方で整理しています。

オンラインで出せる申請と、出せない申請

在留申請オンラインシステムで出せるのは、在留資格認定証明書交付、在留資格変更、在留期間更新、在留資格取得、就労資格証明書交付の各申請と、変更・更新・取得と同時に行う再入国許可・資格外活動許可の申請です（2026年1月5日時点の対象範囲）。特定技能も対象の在留資格に入っています。特定技能の受入れに関わる主な申請を、誰が出せるかで分けると次のとおりです（入管庁「利用者ごとの申請可能な手続」、「所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方」、特定技能制度のQ&A Q22）。

会社の職員が出せるのは、その会社に受け入れられている（受け入れられようとしている）外国人と、その扶養を受ける家族などの申請です（入管庁「利用者ごとの申請可能な手続」）。

次の場合は、オンラインではなく窓口で申請します。

• 在留期限の当日（在留期間の満了日）の申請：オンラインでは申請できません
• 手数料の減額を求める資料を出す申請：オンライン申請は減額に対応していません
• 特定在留カード（在留カードとマイナンバーカードの一体化）を希望するとき：オンラインの在留諸申請とあわせて特定在留カードを申請することはできず、在留諸申請も窓口で行います（特定在留カード）

郵送では申請できません。特定技能制度のQ&Aは、在留資格の変更と在留期間の更新は原則として外国人本人が窓口に持参するとしたうえで、所属機関の職員や、マイナンバーカードを持っている外国人本人などは、在留申請オンラインシステムで申請できるとしています。神奈川県で窓口に出すときの行き先は入管の川崎出張所と横浜支局の使い分けで整理しています。

会社の職員が使うための利用者登録と利用申出

会社の職員がオンラインで申請できるようになるまでの流れは、次の3段階です（入管庁「所属機関・公益法人・登録支援機関の職員の方」、スタートアップガイド）。

1. 利用者登録：在留申請オンラインシステムでメールアドレスを登録し、届いたURLから、利用者区分「所属機関等の職員」を選んで必要事項を入力し、パスワードを設定します。利用者登録の画面に進めるのは、メールが送られてから24時間以内です。登録が終わると、利用者IDがメールで届きます。
2. 利用申出：ログインしてオンラインで出すか、会社の所在地を管轄する地方出入国在留管理官署に郵送か窓口で出します。オンラインでの利用申出は2026年1月からできるようになりました。手数料はかかりません。
3. 承認：入管庁は、結果が出るまで1週間から2週間程度としています。承認されるとメールで知らされ、在留申請オンラインシステムで申請できるようになります。

承認の要件

入管庁が示す利用申出の承認の要件は、主に次の4つです。

• 申し出る職員が、外国人本人に代わって申請書や資料を入管に提出する者として地方出入国在留管理局の承認を受けて、その証明書を持っているか、その承認の要件を満たしていること
• 会社が、その承認の要件を満たしていること
• 会社が、受入れの開始・終了などの届出（入管法第19条の17）をしていること。外国人雇用状況の届出（労働施策総合推進法第28条第1項）をしなければならない事業主は、その届出をしていること（第19条の17の届出は、特定技能所属機関と、外国人雇用状況の届出をする事業主を対象から除いています）
• 誓約書を出していること

このほか、カテゴリー3の機関がカテゴリー2と同様の添付資料での申請を希望する場合の要件があります。

出す書類

新しく利用申出をするときの書類は、必要書類チェックシート（新規利用申出）、在留申請オンラインシステム利用申出書（オンラインで利用申出をする場合は不要）、本人確認資料の写し、上の承認を受けていることを示す証明書の写しか研修会の修了証書等の写し、在職証明書、誓約書です。在職証明書と誓約書は、入管庁のページに記載例が載っています。

承認の後に気をつけること

承認の有効期間は承認された日から3年間で、続けて使うには、有効期限の1か月前までに定期報告をします（Q&A）。2026年1月より前に承認された人の有効期間は1年で、2026年1月以降に定期報告が承認されると3年になります。利用者IDは個人ごとに付与され、ほかの人のIDで申請することは禁止されています。担当者が変わったときは、新しい担当者が追加利用申出をします。利用者が離職したときは、速やかに「離職報告書」（別記第11号様式）を管轄の地方出入国在留管理官署に郵送か窓口で出します。

入管庁の運用要領は、オンライン申請・電子届出の利用者登録が完了するまでには一定の期間を要するとして、提出期限の3か月前には利用者登録の申請をするようお願いしています。在留諸申請をオンライン申請で、各種届出を電子届出で行うことは、提出書類の一部を省略できる「一定の基準」の条件の一つで、利用者登録が終わっていないと省略が認められない場合があります。省略の条件は特定技能の必要書類で整理しています。

申請の出し方と、特定技能で気をつけること

承認の後は、在留申請オンラインシステムの手続き一覧から申請の種類を選び、申請内容を入力して、提出書類を電子データ（PDF）で添付します。提出書類は在留資格ごとに定められたもので、特定技能では提出書類一覧表の第1表・第2表・第3表の組み合わせで決まります（特定技能の必要書類）。

• 添付の条件：20ファイルまで、PDFだけ、顔写真を含めて合計25MB以下。解像度は200dpi相当以上が推奨されています。パスワードや印刷・コピーの制限をかけたファイルは、エラーメッセージが出ないままエラーとして扱われます
• 添付しきれないとき：「資料添付に係る申告書」（参考様式9）と、添付できる分の資料を出します。後日、追加の添付の案内メールが届きます。審査中に資料の追加提出を求められたときも、参考様式9とPDFでオンラインで出せます
• 8分野の試験名の入力：リネンサプライ、工業製品製造業、造船・舶用工業、自動車運送業、鉄道、林業、木材産業、資源循環の8分野は、2026年4月1日以降の申請について、システムの改修が終わるまで「合格した試験名」の欄を読み替えて入力し、「フリー欄」にも「○○分野特定技能○号評価試験＋（各区分）」の形で入力します（2号の工業製品製造業はフリー欄の入力は不要）。読み替えの表は入管庁のPDF「令和８年４月１日以降の在留資格「特定技能」に係る在留申請オンラインシステムの入力方法について」にあります

申請の受付が済むと、申請受付番号が書かれた受付完了メールが、受付の翌日に外国人本人と利用者に届きます。オンラインで申請したときは、窓口で申請したときのような在留カード裏面への申請中の記載がされないため、本人は在留カードと一緒にこのメールを常に持ち歩きます。入管庁は、利用者から本人にこのことを必ず伝えるよう求めています。本人がメールアドレスを持っておらず、本人の通知用の欄に本人以外のアドレスを入れたときは、特に注意が必要です。在留期限までに結果が出ないときの扱いは特例期間で整理しています。

入管庁は、2026年9月28日時点で在留申請オンラインシステムへのアクセスが集中し、ログインできない、順番待ちで申請できないといったことが起きているとして、日中の時間帯を避けるか、速やかな申請が必要な方は窓口で申請するよう求めています。更新の申請ができる時期は特定技能の在留期間更新で整理しています。

手数料の額と納め方（2026年10月1日以降の申請）

在留資格認定証明書交付申請は無料です（特定技能制度のQ&A）。在留資格の変更と在留期間の更新は、許可のときに、許可される在留期間に応じた手数料を納めます。2026年10月1日以降に受け付けた申請の額は次のとおりで、オンライン申請は「3月以下」を除いて窓口より低く定められています。オンラインでは、手数料に決済手数料（330円、3年以上は550円）が加わります。

• 納め方：コンビニ決済か銀行決済です。2026年10月1日以降のオンライン申請は、収入印紙では納められません。クレジットカード決済・QRコード決済には対応していません。銀行決済は、ペイジーの収納番号でATMなどから払うか、インターネットバンキングで払います（銀行の窓口では払えません）
• いつ払うか：審査が終わると、利用者登録のメールアドレスに納付額が書かれた決済の案内が届きます。在留カード等を受け取る前日までに払います
• まとめ払いはできない：申請ごとに決済のメールが届き、1件ずつ払います。決済完了のメールは、在留カード等を受け取るまで保管します
• 詐欺に注意：決済の案内は「@service-dgft.com」、決済の申込み・完了のメールは「@veritrans.jp」から届きます。入管庁は、ほかのアドレスから手数料の納付を求めるメールは詐欺だと注意しています
• 9月30日までに受け付けた申請：許可が10月1日以降になっても改定前の額（窓口6,000円・オンライン5,500円）で、収入印紙で納めます

減額を受けたいときは、窓口で申請します。額の決まり方は在留手続の手数料の改定で整理しています。

在留カードと在留資格認定証明書の受け取り

在留カードの受け取り方は、申請のときに「受領方法」で郵送か窓口を選びます。入管庁は、郵送を選ぶと、審査完了の通知の後に必要な書類を入管（おだいば分室）に送った日から在留カード等が届くまで一定の日数がかかっているとして、早めに受け取りたい場合は「窓口」を選ぶよう勧めています（2026年9月16日時点）。

• 申請の後でも、処理状況が「申請完了」か「審査中」のうちは、受領方法を「窓口」に変えられます。「完了」になり、「審査完了に関するお知らせ」のメールを受け取った後は変えられません
• 郵送で受け取るときは、審査完了の通知の後に、今持っている在留カードや返信用封筒等の必要な資料を入管に送り、郵送されてきた新しい在留カード等を申請人に渡します（入管庁のスタートアップガイド）
• 旅券に証印シールを貼る必要がある人は、窓口に行きます

海外から呼ぶときの在留資格認定証明書は、申請のときに「受領方法」で「メール」を選ぶと、電子メールで受け取れます。海外の本人へはメールを転送します。受け取った後の流れは電子在留資格認定証明書、申請全体の流れは在留資格認定証明書の交付申請で整理しています。

外国人本人が自分で申請する場合

特定技能の在留資格の変更と在留期間の更新は、外国人本人もオンラインで出せます。本人が使うには、次の条件があります（入管庁「在留申請のオンライン手続」、Q&A）。

• マイナンバーカード（署名用電子証明書と利用者証明用電子証明書）と、マイナポータルアプリを入れたスマートフォンが必要
• 中長期在留者であること。在留期間が3月以下の方や15歳未満の方は、本人としては使えない
• 在留資格認定証明書交付申請は、本人はオンラインでは出せない

2026年1月以降、本人が変更や更新を申請した後、在留期限までにマイナンバーカードの有効期限を延長せずに特例期間に入ると、オンラインシステムを使って資料を提出することができなくなります。本人が申請する場合も、在留資格ごとに定められた提出書類（特定技能では提出書類一覧表の書類）をPDFで添付します。

特定技能の届出をオンラインで出す

随時届出・定期届出は、出入国在留管理庁電子届出システムで出せます。入管庁は、特定技能制度における全ての届出を対象として、2021年4月1日に電子届出システムの利用を始めたとしています。届出を出すのは、登録支援機関に支援を委託していても、受け入れている会社です（特定技能の届出は誰が出すのか）。

1. 利用者登録と利用申出：在留申請オンラインシステムの画面から、利用者区分「所属機関等の職員」で登録し、利用申出で「新たに所属機関による届出、特定技能所属機関・登録支援機関の届出、日本語教育機関の告示基準に基づく報告の実施を希望する所属機関等の方」を選びます。特定技能の外国人を受け入れている会社は「特定技能所属機関」にチェックを入れます。入管庁の誤り集は、チェックがないと定期届出のときに電子届出システムにログインできないとしています。地方出入国在留管理官署の確認が済むと、完了のメールが届きます
2. ログイン：特定技能の届出は、電子届出システムポータルサイトの「特定技能所属機関・登録支援機関の届出」の欄からログインします。使うのは、登録した利用者IDです
3. 届出を出す：手続き一覧から届出を選んで入力し、ファイルを添付して申し込みます。添付できるのはpdf・xls・xlsx・jpeg・jpg・pngで、合計20MBまでです。申込完了の画面に出る整理番号とパスワードを控えます（整理番号は申込完了のメールにも載ります）。複数人の届出をまとめて出すときは、一括申込用のExcelツールを使えます
4. 受付：申込は1時間に1回（毎時00分に）入管庁に連携されます。修正と取下げができるのは、処理状況が「処理待ち」の間（入管庁に連携されるまでのわずかな時間）だけです

会社の職員の場合、届出を行うための利用者IDと在留諸申請を行うための利用者IDは別で、在留申請オンラインシステムで使う利用者IDとパスワードでは電子届出システムにログインできないとされています（電子届出システム操作マニュアル 所属機関用）。申請と届出の両方をオンラインで行うなら、それぞれ別に利用者登録をして利用申出を済ませます（届出用の利用者IDで在留諸申請の利用申出はしない）。書面で登録したときの注意や解説動画は定期届出の書き方で整理しています。

届出は、郵送や窓口でも出せます。ただし、入管庁の誤り集は、定期届出での提出書類の省略はオンラインで定期届出を行う場合にだけ認められ、郵送や窓口では省略できないとしています。随時届出は事由が生じた日から14日以内、定期届出は4月1日から翌年3月31日までの分を翌年5月31日までに出します（特定技能の随時届出と定期届出）。

よくある質問

外国人本人と会社の職員のどちらが申請するのですか

在留資格の変更と在留期間の更新は、どちらも申請できます。在留資格認定証明書交付申請は、本人はオンラインで出せないので、会社の職員が出します。転職で別の会社から受け入れるときは在留資格の変更の申請になります（特定技能の転職）。

郵送で申請できますか

できません。特定技能制度のQ&Aは、郵送での申請は受け付けていないとしています。窓口かオンラインで申請します。

担当者が辞めたり、代わったりしたらどうしますか

利用者IDは個人ごとに付与されるため、前の担当者のIDは使えません。新しい担当者が追加利用申出をします。辞めた担当者については、速やかに離職報告書（別記第11号様式）を出します。郵送のときは、封筒の表面に「オンライン関係提出資料」と書きます。

オンラインの利用に費用はかかりますか

利用申出に手数料はかからず、システムの利用料もかかりません（Q&A）。許可のときの手数料と、オンラインで納めるときの決済手数料は別にかかります。

在留期限の当日でも申請できますか

オンラインではできません。在留期限の当日は、窓口で申請します。更新を申請できる時期と、入管庁が案内している申請の目安はビザ更新（在留期間の更新）の手続きで整理しています。

まとめ

• 特定技能の在留資格認定証明書・変更・更新は、在留申請オンラインシステムで出せる。本人は認定証明書をオンラインで出せない
• 会社の職員は、利用者登録をして利用申出の承認を受けてから申請する。結果まで1週間から2週間程度、承認の有効期間は3年間（続けるなら1か月前までに定期報告）
• 運用要領は、提出期限の3か月前には利用者登録の申請をするようお願いしている
• 在留期限の当日、減額を求める申請、特定在留カードを希望するときは窓口で申請する。郵送では申請できない
• 2026年10月1日以降のオンライン申請の手数料は、コンビニ決済か銀行決済で、決済手数料が加わる。在留カード等を受け取る前日までに払う
• 届出は電子届出システムで出せる。会社の職員の場合、届出用の利用者IDは申請用とは別。定期届出の書類の省略はオンラインで出す場合だけ

本記事は確認日時点で入管庁が公表している内容の整理で、利用申出の承認や個別の申請の結果を保証するものではありません。利用申出でそろえる書類や、申請と届出をどの順番でオンラインに切り替えるかは、会社の体制と受入れの予定によって変わります。状況を伺ったうえでお答えします。