在留資格認定証明書は電子メールで受け取れる──海外への郵送が不要になる仕組み

海外から人を招へいするとき、交付された在留資格認定証明書を本人に届ける必要があります。以前は国際郵便で送るしかなく、日数も費用もかかりました。

現在は電子メールで受け取ることができます。受け取ったメールは海外にいる本人へ転送でき、本人はスマートフォン等でそのメールを提示して査証申請・上陸申請ができます。入管庁は、海外に郵送する手間・費用・時間がかからないとしています。

電子メールで受け取れるのは2通り

入管庁が示している対象者は次の2つです。

窓口申請の場合、すでに利用者区分「外国人本人等」「弁護士・行政書士」「所属機関等の職員」のいずれかで利用者情報登録を行った方や利用申出の承認を受けた方は、現に有する利用者IDをそのまま使えます。持っていない方は、事前に該当する利用者区分で利用者登録を行い、付与された利用者IDを申出書に記載します。

受け取った後にすることがあります

ここは見落とされやすい点です。電子メールを受領した後、メールに記載されたURLから「受領登録」を行う必要があります。

メールが届かないときに確認すること

オンラインシステムの「申請情報一覧」で「申請状態」が「完了」になっているのにメールが届かない場合、入管庁は受信拒否設定を確認するよう案内しています。

確認するドメインは @rasens-immi.moj.go.jp です。企業のメールサーバーで外部ドメインを制限している場合、ここで止まっていることがあります。

紙の証明書との違い

入管庁は、電子メールの記載内容について、写真が表示されていないことを除き、紙の在留資格認定証明書と同様の内容が記載されているとしています。

なお、紙で受け取る場合も扱いが変わっています。令和5年3月17日から、紙の在留資格認定証明書の写しを提出することで査証申請や上陸申請を行うことが可能になりました。紙をスキャンしたPDF等を海外の本人にメールで送ることもできます。写しを作成する場合は、表面と裏面の両面が必要です。

特定技能の「指定書」の扱いが変わりました

特定技能で受け入れている企業に関わる変更です。従来、紙の在留資格認定証明書の裏面には指定書が添付されていましたが、令和5年3月17日以降に交付されたものには添付されていません。

入管庁は、指定書が添付されていない場合であっても在留資格認定証明書の有効性などに問題はないとしており、紙・電子メールの交付媒体にかかわらず、裏面に指定書を添付して交付する取扱いは廃止したとしています。

上陸後に原本を返納する場面

紙で交付を受けた場合の話です。上陸申請時に写しを提出した場合、紙の原本は、交付を受けた地方出入国在留管理官署に返納するよう協力が求められています。

返納時に提出するのは、原本のほか、申請番号、返納者の氏名・申請人との関係、返納理由を記載した文書（任意様式）です。入管庁は返納理由書の参考様式も用意しています。

有効期間は変わりません

電子化されても、証明書そのものの性質は変わりません。在留資格認定証明書の有効期間は交付の日から3か月で、この期間内に上陸申請をしないと効力を失います。メールで受け取れば送付にかかる日数は減りますが、期限そのものが延びるわけではありません。

海外にお住まいのまま日本で起業して招へいを受けるケースについては海外にいながら日本で起業して経営・管理ビザを取るで、技人国のカテゴリー判定については技人国の申請で最初に決まる「カテゴリー」で整理しています。

操作で困ったときの窓口

入管庁は在留申請オンラインシステムのヘルプデスクを設けています。電話は平日9時〜17時（休日、12月29日〜1月3日を除く）、メールは24時間365日受付とされています。

まとめ

• 令和5年3月17日から、在留資格認定証明書を電子メールで受領できる
• 受け取ったメールは海外の本人に転送でき、スマートフォン等の提示で査証申請・上陸申請ができる
• オンライン申請なら「受領方法」でメールを選択。窓口申請なら事前の利用者登録＋電子交付希望申出書
• 受領後はURLから受領登録が必要。未了だと週1回リマインドが届く
• メールが届かないときは @rasens-immi.moj.go.jp の受信設定を確認
• 受領方法は申請完了後に変更できない
• 特定技能の指定書の裏面添付は廃止されている

本記事は確認日時点で入管庁が公表している内容の整理です。利用者登録の区分や申請できる手続の範囲は立場によって異なりますので、判断に迷われる場合は、状況を伺ったうえでお答えします。